核心要点：
- 在 Excel 中使用
SUM等传统公式计算累计总和（运行总计）既繁琐又容易出错。添加或删除行时，公式经常因#REF!错误而中断，迫使您进行手动修正。 - 像 匡优Excel 这样的 Excel AI 助手可以消除这些手动步骤。您只需上传数据并用简单的语言提问，例如“为交易金额创建运行总计”，AI 即可立即处理计算。
- 使用匡优Excel不仅能节省大量时间，还能确保准确性。它支持动态分析，例如只需通过追问，即可计算特定类别或时间段的运行总计。
问题背景与痛点
无论您是跟踪公司的每日销售额、管理项目预算、监控库存水平，还是仅仅关注个人信用卡对账单，您很可能都需要计算运行总计。运行总计，也称为累计总和，显示一系列数字到特定点为止的累积值。这对于理解随时间变化的趋势和余额至关重要。
例如，假设您有一个月度支出的电子表格。您不仅想看到月底的总计，还想看到每笔交易后余额如何变化。这有助于您了解自己的消费习惯，并确切知道余额何时下降。
真正的麻烦不在于初始计算，而在于维护。您输入一笔新支出，就必须向下拖动公式。您发现重复条目并删除该行，突然整个计算列就爆出 #REF! 错误。您被迫停止分析，找到损坏的单元格，修复公式，然后小心翼翼地再次向下拖动。这种重复、令人沮丧的过程是典型的 Excel 时间陷阱，将简单的任务变成了重复的琐事。
传统 Excel 解决方案：步骤与局限性
几十年来，Excel 用户一直依赖几种标准方法来创建运行总计。虽然它们能完成任务，但每种方法都有其自身的烦恼。
方法 1：使用混合引用的 SUM 公式
这是一种创建更稳健的运行总计公式的巧妙且常见的方法。它涉及锁定求和范围的第一个单元格，同时允许最后一个单元格是相对的。
假设您的交易金额在 C 列，从单元格 C2 开始。在相邻单元格（D2）中，您将输入以下公式：
=SUM($C$2:C2)
其工作原理如下：
$C$2：美元符号创建了对单元格 C2 的“绝对引用”。这意味着当您向下拖动公式时，这个起始点永远不会改变。C2：这是一个“相对引用”。当您将公式向下拖动到单元格 D3 时，这部分会自动变为C3。D3 中的公式变为=SUM($C$2:C3)。在 D4 中，它变为=SUM($C$2:C4)，依此类推。
这样就创建了一个累计总和。然而，它并非万无一失。如果您删除第 2 行，所有后续单元格中的公式都会中断，显示 #REF! 错误，因为它们锁定的引用现在消失了。
方法 2：数据透视表的“值显示方式”功能
数据透视表是汇总数据的强大工具，并且具有用于运行总计的内置功能。
步骤如下：
- 选择您的数据并转到
插入 > 数据透视表。 - 将您的日期或交易字段拖到“行”区域。
- 将您的金额字段拖到“值”区域两次。
- 右键单击第二个值字段，转到值字段设置。
- 导航到值显示方式选项卡。
- 从下拉菜单中选择按某一字段汇总。
- 选择您的日期或交易字段作为“基本字段”，然后单击确定。
传统方法的局限性
虽然这些方法有效，但在动态的业务环境中远非完美：
- 脆弱且易出错：如前所述，当数据添加或删除不当时，公式很容易中断。这迫使您不断审核和修复电子表格。
- 需要手动刷新：数据透视表不会实时更新。如果您更改源数据，必须记住右键单击数据透视表并点击“刷新”。忘记这个简单的步骤可能导致基于过时信息做出决策。
- 学习曲线高：数据透视表方法虽然强大，但并不直观。“值显示方式”选项隐藏在菜单中，是许多用户甚至不知道存在的功能。
- 对临时问题不灵活：当您的经理问：“很好，现在你能只显示我们‘营销’费用的运行总计吗？”会发生什么？使用传统方法，您要么必须在筛选后的数据集上重建公式，要么重新配置数据透视表。没有快速、对话式的方法来调整您的分析。
新解决方案：使用 Excel AI（通过匡优Excel）
与其记忆公式或点击菜单，如果您能直接告诉 Excel 您想要什么会怎样？这就是像 匡优Excel 这样的 Excel AI 助手的力量。它将任务从手动过程转变为简单的对话。
AI 驱动的工作流程
这个过程非常简单。您用简单的语言指令取代复杂的步骤。
步骤 1：上传您的数据文件
只需将包含交易数据的 Excel 或 CSV 文件拖放到匡优Excel中。AI 将读取您的数据并显示预览。它最适合使用“日期”、“描述”和“金额”等清晰的列标题。
步骤 2：用自然语言描述您的目标
无需编写公式，您只需在聊天框中输入您的请求。以下是计算运行总计可以使用的几个示例：
- “添加一个名为‘运行余额’的新列，计算‘金额’列的累计总和。”
- “为‘变动’列计算运行总计，并在新列中显示。”
- （如果您有起始值）“从 5000 美元的初始余额开始，计算‘金额’列中每笔交易后的运行余额。”
步骤 3：查看并迭代结果
匡优Excel将立即处理您的请求，并生成一个包含完美计算的“运行余额”列的新表格。无需拖动公式，也无需锁定引用。
但真正的力量在于迭代。您可以继续对话以完善您的分析：
- “现在，筛选此表以仅显示一月份的交易。”
- “很好。你能创建一个折线图来可视化运行余额随时间的变化吗？”
- “你能为每个支出类别计算一个单独的运行总计吗？”
这种对话式方法使复杂的分析变得极其快速和灵活，允许您从不同角度探索数据，而无需每次都从头开始。
步骤 4：导出您的结果
一旦您对分析结果满意，就可以将结果下载为一个新的、干净的 Excel 文件，其中包含 AI 为您生成的表格、公式 或 图表。
对话示例
以下是使用匡优Excel的典型对话示例：
用户： 我上传了我本月的信用卡对账单。它有“日期”、“描述”和“金额”列。你能添加一列来显示运行余额吗？起始余额是 5000 美元。
匡优Excel： 已完成。我添加了一个名为“运行余额”的新列，它计算“金额”列的累计总和，从 5000 美元的初始值开始。最终余额为 4400.50 美元。
用户： 很好。现在，你能创建一个折线图来可视化整个月运行余额的变化吗？
匡优Excel： 当然可以。我生成了一个折线图，将“运行余额”与“日期”对应绘制。图表已准备好供您查看和下载。您想将其添加到同一个 Excel 工作表中吗？
传统方式 vs. 匡优Excel：快速比较
| 方面 | 传统 Excel 方法 | 匡优Excel AI 方法 |
|---|---|---|
| 创建时间 | 5-15 分钟，加上任何修复或更新的时间。 | 不到 1 分钟。 |
| 所需技能 | 使用混合引用的 SUM 或数据透视表设置。 |
自然语言表达能力。 |
| 灵活性 | 低。新问题通常需要重新开始。 | 高。通过追问来调整和完善。 |
| 错误风险 | 高（#REF! 错误，忘记刷新）。 |
非常低。AI 处理计算逻辑。 |
常见问题
问：使用匡优Excel需要是 Excel 专家吗？
答：完全不需要。匡优Excel是为所有人设计的。如果您能用一句话描述您想要什么，您就可以用它来执行复杂的分析。它非常适合想要避免公式的初学者和想要节省时间的专家。
问：匡优Excel会修改我原始的 Excel 文件吗？
答：不会。您的原始文件保持不变。匡优Excel在云端处理您数据的安全副本，您可以下载结果作为新文件。
问：除了简单的运行总计，我还能用它做更多事情吗？
答：是的！您可以要求分组运行总计（例如，“计算每个销售人员的销售额运行总计”）、条件运行总计等等。只需描述您需要的逻辑即可。
问：将我的财务数据上传到匡优Excel安全吗？
答：安全是首要任务。匡优Excel使用行业标准加密来保护您的数据在传输和静态时的安全。有关详细信息，请始终参考网站上的官方隐私政策。
问：这比仅仅使用数据透视表好在哪里？
答：虽然数据透视表功能强大，但匡优Excel更快、更直观，并且灵活性显著更高。您无需在菜单中寻找，并且可以通过提出新问题立即调整您的分析，而这在数据透视表中需要完全重新配置。
采取行动：立即升级您的 Excel 工作流程
不要再浪费宝贵的时间手动创建和修复运行总计。您每周花费在摆弄脆弱公式和刷新数据透视表上的时间会累积起来，使您无法进行更重要的战略分析。
通过拥抱 Excel AI 助手，您可以将繁琐的杂务变成只需几秒钟的任务。您可以立即回答团队的临时问题，并以更少的精力生成更可靠的报告。
准备好体验不同了吗？立即免费试用匡优Excel。上传一份费用报告或销售分类账，并使用本文中的提示之一。亲身体验简单的对话如何彻底改变您与电子表格的关系。
