假设你被要求分析每个部门遵守月度预算的情况。听起来很简单？实则不然。
你拿到的表格是这样的：有6个部门，涵盖6个月的数据，每行都包含预算和实际支出。
你需要完成以下任务：
- 计算预算支出与实际支出之间的差异
- 确定哪些部门始终超支或节约预算
- 计算执行率（%）
- 跨月进行比较并突出异常情况
- 为部门主管创建可视化图表
在传统Excel中，操作流程如下：
传统Excel工作流程：分步指南
步骤1：清理数据
部门名称常常不一致，比如IT、I.T.、信息科技。日期格式也各不相同，如2024/01、2024年1月、2024-01-31。你需要：
- 使用
TRIM、PROPER甚至VLOOKUP函数清理部门名称 - 使用
DATEVALUE函数或自定义格式转换日期
步骤2：计算差异和执行率
现在你需要手动编写公式：
= [实际支出] - [分配预算]
= [实际支出] / [分配预算] * 100
然后向下填充这180行。要小心不要破坏相对引用。如果复制粘贴出错，整个计算就会出错。
步骤3：构建汇总表
使用数据透视表：
- 行：部门
- 列：月份
- 值：预算总和、实际支出总和，可能还有执行率 %
现在需要在数据透视表中创建计算字段，或者添加辅助列。操作变得繁琐。而且每次数据更新时都不要忘记刷新。
步骤4：可视化
为每个部门制作柱状图？绘制折线图展示趋势？使用条件格式标记超预算的月份？
你需要使用以下操作：
IF、ABS、颜色刻度- 单独的图表工作表
- 手动调整图例
所有这些操作只是为了回答一个问题：“哪些部门超支了？”
示例
假设HR部门2月份的预算是10,000美元，但实际支出为12,800美元。你需要：
- 标记该部门超预算28%
- 将其与上月的执行率进行比较
- 创建一个图表展示HR部门全年的支出趋势
如果有6个部门和6个月的数据，你需要重复上述操作36次。
如果部门名称拼写错误怎么办？或者昨晚又添加了一个新月份的数据呢？ 一切又得从头开始。
使用匡优Excel一键分析
我将相同的文件上传到匡优Excel并输入了以下内容：
“请计算每个部门的执行率和差异。”
结果如何？生成了干净、格式化的列，包含这两个指标，可随时导出。
然后我又问：
“展示各部门每月预算与实际支出对比的图表。”
哇哦——每个团队都有图表、汇总表和趋势线。虽然它不像Excel的条件格式那样使用红色/黄色突出显示，但你可以立即看出哪些部门超出了目标。这才是关键。
最后：
“哪些部门超预算的次数最多？”
匡优Excel给了我一个清晰的排名列表。无需手动计数或滚动浏览数十行数据——我可以立即看到哪些部门经常超预算。
传统Excel与匡优Excel的对比
| 任务 | 传统Excel | 匡优Excel |
|---|---|---|
| 清理不一致的名称 | 手动使用VLOOKUP、TRIM、REPLACE |
通过上下文感知自动清理 |
| 编写公式 | =B2-C2、=C2/B2*100，容易出错的复制粘贴 |
自动完成 |
| 数据透视表和计算字段 | 复杂、易出错，并非总是可视化的 | 只需一个提示即可完成 |
| 趋势图表和汇总 | 数十个图表设置、条件格式规则 | 完全可视化，逻辑分组 |
| 找出超支部门 | 多个辅助列、筛选器和逻辑 | 一句话即可完成 |
总结思考
如果你花在管理Excel公式上的时间比实际分析预算数据的时间还多，你并不孤单。大多数团队都陷入了同样的循环。 匡优Excel改变了这一切。
上传文件。用通俗易懂的英语提问。获得可实际应用的结果。
想简化预算执行报告吗？
在 匡优Excel 中尝试以下提示，为自己节省数小时的时间：让Excel完成繁琐的工作。你专注于获取见解。
