在 Excel AI 中进行发票追踪:从手动混乱到 AI 驱动的清晰管理

如果你曾经不得不手动在 Excel 中核对发票,你就知道这简直是个雷区。

供应商名称稍有变化,货币格式不一致,日期杂乱无章,而且总有人会忘记标记状态列。结果呢?生成的报告里满是重复项、不匹配项,财务团队要花上半天时间才能找出哪些发票还未支付。

让我们来看看在 Excel 中手动分析发票记录实际需要做些什么,以及使用 AI 如何能将这个过程从数小时缩短至几秒钟。


传统 Excel 方式:繁琐但熟悉

假设你拿到了一个包含 30 多张发票的表格。

匡优 Excel

你需要:

  • 清理货币格式,确保 2100 美元和 2100 欧元不会被视为相同的金额
  • 将货币符号与金额分开,以便进行计算
  • 检查发票编号是否有重复
  • 按日期筛选未支付或待处理的发票
  • 按类别对支出进行分组,以发现过度使用的成本项目
  • 标记“办公用品”类别中金额超过 1000 美元的发票(因为可能存在问题)

以下是传统流程的具体步骤:

步骤 1:货币清理 使用 LEFTRIGHTMID 函数提取货币符号和数字金额。 更糟糕的是,你可能需要手动将它们分别输入到两列中。

步骤 2:将文本转换为数字 由于 $2,100 是以字符串形式存储的,你需要使用 SUBSTITUTE() 函数去除逗号,再用 VALUE() 函数将其转换为数字,并使用 ISNUMBER() 函数进行验证。

步骤 3:检查重复项 在发票编号列使用 COUNTIF() 函数,或者使用 =IF(COUNTIF(A:A,A2)>1,"DUPLICATE","OK") 公式。

步骤 4:分类和筛选 创建数据透视表或使用 SUMIFS() 函数计算类别总计。应用筛选器筛选状态、日期和条件。

步骤 5:格式设置和呈现 插入柱状图,对异常值进行颜色编码,并将总计与供应商报告进行交叉核对。

现在,每个月都要为五个不同的部门重复这个过程,而且时间紧迫。


匡优 Excel 方式:三个问题搞定

现在想象一下,将同样的表格上传到 匡优 Excel 中,然后只需问三个问题:

  1. “列出所有发票编号,并添加一列指示它们是否唯一或重复。”

    → 匡优 Excel 会立即输出结果 - 无需公式,无需筛选,直接给出答案。

    匡优 Excel

  2. “生成按类别分组的总费用汇总,包括货币细分。”

    → 几秒钟内,你就会得到一个清晰的表格:包含类别、总计和货币详情。非常适合团队预算审查。

    匡优 Excel

  3. “筛选Sheet1中状态为Unpaid且金额大于1000美元的发票数据。”

    → 你会得到一个经过筛选的、可用于审计的列表。可以直接用于发送邮件或采取行动。

    匡优 Excel

无需公式,无需手动操作。只需结构化的答案、可视化的汇总,让你安心无忧。


为什么这很重要

大多数财务团队在使用 Excel 时遇到困难,并不是因为它太复杂,而是因为它太依赖手动操作。

像匡优 Excel 这样的 AI 工具并不会改变数据本身,而是改变了你与数据的交互方式

你无需再对列进行格式设置,也不用猜测该应用哪个筛选器,只需提出问题,几秒钟内就能得到答案。


手动方式与匡优 Excel 的快速对比

任务 传统 Excel 方式 匡优 Excel 方式
清理货币/金额字段 SUBSTITUTEVALUE 等函数 自动完成
按类别汇总总计 数据透视表 / SUMIFS() 函数 一个提示,一份汇总
查找重复项 COUNTIF() 函数 直接出结果,无需公式
筛选大额未支付发票 自定义筛选逻辑 用普通英语提问
花费时间 30 - 60 分钟 少于 2 分钟

总结:更好的数据,更明智的决策

如果你仍然采用传统方式管理发票,那么你并不孤单。但你也在做着不必要的繁重工作。

像匡优 Excel 这样的工具并不会取代你的财务智慧,它们只是让你的工作更高效。你仍然掌控着全局,AI 只是帮你处理那些繁琐的任务。

所以,下次当你拿到一个混乱的发票追踪表时,不要打开一个空白表格然后叹气。上传它,提出明智的问题,然后去处理真正需要你智慧的事情。立即免费试用匡优 Excel!

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