超越公式：借助AI助手精通Excel指南

假设团队成员请你编写Excel公式或根据特定表格制作图表，而你面对行列数据却不知从何下手。

这种挫败感尤为强烈——当你明确目标却不晓实现路径时。

这正是新一代AI助手应运而生的原因，它们能助你高效完成任务。本指南将详解两大强力选项：集成式Microsoft Copilot与敏捷AI代理匡优Excel。通过实际演示，您将理解AI如何迅速成为Excel工作的必备要素。

什么是Excel AI助手？

Excel AI助手是让您使用简易自然语言而非复杂公式处理数据的工具。

集成于Excel的AI助手。作者供图。

例如，您可以说“展示各区域销售总额”或“创建月度营收图表”，AI便会代为完成。

这并非要取代Excel专家，而是提升专家效率、赋能新手操作。这些工具运用您已熟悉的Excel功能——公式、表格、图表——但会主动为您构建。

今日我们将探讨两种主流Excel AI方案：

1. Microsoft Excel Copilot：内置于Excel的AI工具，面向Microsoft 365生态用户。它在电子表格中充当对话伙伴。
2. 匡优Excel：专注的Excel AI代理，遵循简易原则：上传文件→用自然语言陈述需求→即刻获取答案、图表与洞察。

入门指南：两种配置模式

在获取洞察前，需先启动AI工具。配置流程是这两款解决方案的主要差异点。

Copilot路径：集成但繁琐

Copilot功能强大，但启用需满足多项前提。

步骤1：获取Microsoft 365订阅 Copilot非免费工具，需特定Microsoft 365计划：

• 个人用户：Microsoft 365个人版或家庭版，需附加Copilot Pro插件
• 企业用户：Microsoft 365商业基础版、标准版或高级版

步骤2：使用正确应用与存储 必须登录最新版Excel 365桌面应用或网页版。关键点在于：Copilot仅支持保存至OneDrive或SharePoint的Excel文件。若文件本地存储，Copilot图标将显示为灰色不可用状态。

步骤3：将数据格式化为表格 Copilot要求数据必须为正式Excel表格。操作如下：

• 选择数据范围
• 按Ctrl+T（Mac系统按Command+T）
• 勾选“表包含标题”选项

完成上述步骤后，方可点击开始功能区中的Copilot图标开始使用。

定位Excel中的Copilot图标。作者供图。

匡优Excel路径：简洁直接

匡优Excel专为规避配置障碍、快速获取答案而设计。其工作流程令人耳目一新：

1. 访问匡优Excel网站
2. 上传Excel文件：无论文件存储于桌面、网络驱动器或任何位置，甚至可同时上传多个文件
3. 提出您的问题：用自然语言输入需求

至此完成。无需升级订阅、迁移文件至云端，也无需预格式化数据。这种“自带文件”模式能让您在数秒内从问题直达洞察。

实战场景：AI助手应用演示

让我们观察两款工具如何处理财务分析、数据清洗和可视化创建等日常任务。

财务分析

财务分析师常关注营收、支出与利润等数据。假设您需计算利润率百分比却不熟悉公式。

使用Copilot

完成文件与表格设置后，打开Copilot窗格输入指令：

新增显示利润率百分比的列

Copilot会分析表格，推荐正确公式并显示预览。点击“插入列”即可直接添加到工作表。

使用Copilot指令计算利润率。作者供图。

使用匡优Excel

使用匡优Excel时，只需上传电子表格并提出相同问题：

新增显示利润率百分比的列

匡优Excel即时处理文件，直接提供结果——可能是直接答案、摘要或已添加利润率列的可下载新Excel文件。关键优势在于速度与零前提条件。

数据清洗与整理

数据分析前常需清洗数据。典型任务是将“姓名”列拆分为“名”和“姓”。

使用Copilot

在已保存至云端且格式化为表格的文件中，向Copilot输入：

将姓名列拆分为两个新列：名和姓

Copilot预览新列后，点击即可插入表格。

使用Copilot拆分姓名列。作者供图。

使用匡优Excel

流程更为直接。上传杂乱文件并提问：

将姓名列拆分为名和姓

匡优Excel处理任务后提供可下载的清洁文件。对于处理同事传来的临时文件尤为高效，无需重新保存至云端。

数据可视化

图表能比数据行更快揭示趋势。假设需要展示每位员工的月度销售业绩条形图。

使用Copilot

可向Copilot提出：

创建显示每位员工对应月度销售业绩的条形图

Copilot将分析数据（可能后台创建数据透视表），并直接插入图表至工作表。

使用Copilot指令实现数据可视化。作者供图。

使用匡优Excel

通过匡优Excel上传数据并提出相同需求。它会生成可直接用于演示的清晰图表，支持下载为图片或完整报告。显著优势在于能合并多个文件数据生成单一图表或分析，这在Excel中操作更为复杂。

自动化与VBA

处理重复任务时常需自动化操作，传统方案需要编写VBA宏。

使用Copilot

Copilot可代为编写VBA代码。例如输入：

编写VBA宏，将销售额大于目标额的整行标记为浅绿色

Copilot生成代码后，需手动复制至VBA编辑器（Alt+F11），粘贴到新模块并运行。

使用Copilot创建VBA宏。作者供图。

匡优Excel（免代码方案）

匡优Excel采用不同思路。它不生成待执行代码，而是直接提供最终结果。您只需输入：

显示所有销售额超过目标额的数据行

匡优Excel即刻提供含筛选数据的报告。对多数用户而言，获取洞察才是真实目标，而匡优Excel无需理解或运行VBA代码即可实现。它专注于“结果”而非“实现过程”。

全面对比：Copilot vs 匡优Excel

Excel AI任务优质指令模板

无论选择哪种工具，指令质量决定输出效果。以下为可灵活套用的实战指令模板：

公式操作

• 新增计算Q1与Q2总营收的列
• 显示利润率高于平均值的项目
• 计算各区域的年初至今销售额
• 新增计算销量与单价乘积的列

数据分析

• 按区域汇总季度销售额
• 高亮营收前10%的优绩者
• 找出环比营收下降的月份
• 创建按产品分类的利润总额摘要

可视化呈现

• 创建部门月度营收对比条形图
• 制作区域总支出对比柱状图
• 插入产品利润占比饼图

总结展望

随着AI日益深入工作场景，Excel Copilot与匡优Excel等工具让您抢占先机，使Excel操作变得前所未有的轻松。

“最佳”工具最终取决于您的工作流程：

• 若您是深度融入Microsoft 365生态的资深用户，需要AI助手在电子表格内直接进行迭代修改，Excel Copilot是强大的集成化选择

• 若您需要从任意Excel文件快速获取准确答案、图表或清洁数据，且不愿受订阅、存储位置或格式限制，匡优Excel则是更直接高效的解决方案。它是商业决策者获取数据驱动洞察的快速通道。

准备革新Excel数据处理方式？立即体验匡优Excel，感受无配置AI分析为业务需求带来的即时效能。

掌握基础操作后，即可开始探索。尝试不同提问方式、调整指令表述，观察AI助手的响应变化。您将很快发现：指令越具体，结果越精准。